Un documento, independientemente de su soporte, es todo aquello que porta cualquier tipo de información. A medida que las empresas crecen es cada vez mayor el volumen de documentación que generan. Por esto, una buena gestión documental es el pilar básico para mejorar el funcionamiento y desarrollo de las mismas. Saber conservar los documentos, siguiendo las bases de la archivística y permitiendo una eficiente recuperación de su información, es la forma más correcta de gestionar la documentación. Para ello hay que tener presentes los siguientes términos:

Implica la presencia de un archivo y un archivero, el cual debe conocer las técnicas más eficaces para garantizar el almacenamiento y la conservación de los documentos. El proceso de custodia documental es muy importante porque permite un gran ahorro de espacio acumulando toda la documentación que genera la empresa en un mismo sitio.

El archivo puede seguir diferentes reglas de clasificación, ya sea alfanumérica, cronológica o por principio de procedencia. Para poder recuperar posteriormente los documentos custodiados se debe emplear un sistema de catalogación estandarizado mediante un proceso de etiquetado o de codificación. Esto permitirá identificar la ubicación exacta de un determinado documento.

Es el proceso de escaneo de un documento, de forma que posteriormente permita recuperar su información independientemente del lugar físico en el que se encuentre. Esto es importante, ya que el resultado representa digitalmente el documento y lo almacena en una base de datos.

El proceso de digitalización es muy ventajoso, porque permite reducir el volumen del archivo, optimiza el tiempo de recuperación de la información, mantiene el original a salvo de daños y se puede utilizar como copia de seguridad del documento.

Además del papel, se puede digitalizar cualquier tipo de soporte analógico. Esto incluye imágenes, cartografía, sonido o vídeo.

Este término está relacionado con la digitalización documental y consiste en la transferencia de documentos digitales en bases de datos. Para ello, se debe contar con herramientas sofisticadas que permitan captar la información. Verificada la misma, se procede a almacenarla y exportarla a cualquier tipo de fichero tecnológico.

Consiste en la eliminación de los documentos según su valoración, a través de una evaluación técnica del archivo, para retirar parte de él. Para ello hay que realizar una selección previa de los documentos, escogiendo los que han caído en desuso o no son pertinentes. Los documentos de valor y carácter histórico se descartan del expurgo. Su objetivo es el de la liberación de espacio de un archivo y garantiza el ciclo vital de un documento.

La función de un documentalista es un elemento clave en el eficaz funcionamiento interno de cualquier empresa. Si se tienen en cuenta todos estos puntos, se puede realizar un correcto tratamiento, archivo y gestión documental.